Een tijd geleden werd ik gebeld door een oud collega. Ik was verbaasd, we hebben samen bij een grote gemeente gewerkt maar dat was ruim 3 jaar geleden en we hadden geen contact gehouden. Geen idee waar dit over zou gaan.
Na het begroetingsritueel vertelde hij dat hij weer een opdracht deed voor een afdeling bij de gemeente. Ze wilden graag een applicatie vervangen en gelijk een aantal processen verbeteren. Aanleiding was een complex probleem waar de medewerkers al jaren dagelijks tegenaan liepen. Hij was aan de slag gegaan.
Hij had afspraken gemaakt, een aantal mensen gesproken en informatie verzameld. Tot hij een manager sprak die er wat langer zat. Na hun kennismaking stond ze op, liep naar een kast, deed daar een la open en pakte een stapeltje papier. Terwijl ze de papieren aan hem gaf zei ze: “Eigenlijk willen we dit.”.
Het stapeltje papier bleek een projectplan van 4 jaar eerder. Geschreven door mij. “Dus nu gaan we alsnog jouw plan uitvoeren!” zegt hij vrolijk.
Ik was even stil, er schoot van alles door m’n hoofd. Als eerste “Zie je wel dat het een goed plan is.”. Blijkbaar was ik toch aan mezelf gaan twijfelen.
Ik bedacht me ook hoe jammer het is dat ze nu pas aan de verbeteringen toe kwamen terwijl de problemen, de oplossing èn de financiën er al veel eerder waren. En hoe fijn het is dat er nu blijkbaar wel ruimte is om hun problemen aan te pakken! Ik heb immers zelf gezien met hoeveel workarounds en halve oplossingen de medewerkers te maken hadden. Het was goed nieuws. Maar het voelde heel dubbel.
3 jaar eerder was ik ontzettend gefrustreerd dat mijn plan in een la belandde. Bloedchagrijnig. Het was niet het eerste plan dat een la in ging en ook niet het laatste. Er was zoveel te doen en er was lukte zo weinig.
Terugkijkend heb ik er ook veel van geleerd. Dit soort situaties pak ik tegenwoordig heel anders aan. Hoe groot de problemen ook zijn, er is altijd weerstand om te veranderen. Maar als de problemen groot genoeg zijn en er een passende oplossing is, dan duurt dat niet lang.
Duurt het wel lang? Dan is het belang om niet te veranderen ergens in de organisatie groter dan het belang om wel te veranderen. Ergens zit een stakeholder die nog niet ‘om’ is. En dat is zelden op de werkvloer. De kunst is om de juiste stakeholder te vinden en met de juiste argumenten te bestoken.
In plaats van nijdig worden of aan mijn werk twijfelen, had ik op zoek kunnen gaan naar de weerstand. Ik had veel beter aan de juiste personen uit kunnen leggen wat het de organisatie kost om niet te veranderen: tijd, risico’s maar ook motivatie en misschien zelfs medewerkers. Dan had deze afdeling eerder kunnen starten met het project en eerder de voordelen gehad.
Ik weet niet hoe dit project is afgelopen, we hebben elkaar niet meer gesproken. En het is ook niet belangrijk. Wat wel belangrijk is, is dat ik er veel van heb geleerd. Dit laat ik nu niet meer gebeuren, dat scheelt een hoop verloren tijd!
Ligt jouw plan ook in een la en wil je weten wat nu de beste aanpak is? Of wil je voorkomen dat jouw geniale plan op de plank terecht komt? Stuur me een berichtje, dan help ik je op weg.